Pääsääntöisesti henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käyttötarkoitusta varten.
Ylipäätään työnantaja saa käsitellä työntekijästä tai työnhakijasta vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin tai jotka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta.
Työnantaja on lähtökohtaisesti oikeutettu säilyttämään rekisteröidyn tietoja koko työsuhteen voimassaoloajan ja vielä sen päättymisen jälkeenkin. Tietosuoja-asetuksessa ei kuitenkaan ole määritelty tarkkoja henkilötietojen säilytysaikoja. Tämä tarkoittaa sitä, että työnantajan on arvioitava henkilötietojen säilytysaikaa ja tarpeellisuutta kysymyksessä olevaa käyttötarkoitusta vasten.
Henkilötietojen säilytysaikaan vaikuttaa muun muassa myös kansallinen lainsäädäntö, jossa säädetään henkilötietojen säilytysajoista. Seuraavat laista tulevat säilytysajat työnantajan olisi huomioitava:
- Työsopimuslaissa säädetään palkkasaatavan vanhenemisesta, eli työntekijän palkkasaatava vanhentuu viiden vuoden kuluttua erääntymispäivästä, jollei vanhentumista ole sitä ennen katkaistu, oikeuttaa se säilyttämään tietoja 5 vuotta työsuhteen kestäessä. Lisäksi työsopimuslaissa säädetään yleisestä kanneajasta, joka on 2 vuotta: eli työsuhteen päätyttyä palkkasaatava raukeaa, jos kannetta ei nosteta kahden vuoden kuluessa siitä, kun työsuhde on päättynyt. Näihin liittyvät asiakirjat on siten säilytettävä vähintään kanneajan verran.
- Työaikalaissa säädetään työaikakirjanpitoaineiston (työvuoroluettelot, työajan tasoittumisjärjestelmät, perustositteet sekä palkkakortit) säilyttämisestä. Kanneaika on työsuhteen kestäessä meneillään olevan vuoden lisäksi seuraavat kaksi kalenterivuotta ja työsuhteen päättyessä kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä. Työnantaja on velvollinen säilyttämään kanneajan päätymiseen asti.
- Sen sijaan kymmenen vuoden säilytysaika on säädetty työtodistuksille sekä sellaiselle aineistolle, mikä koskee työntekijälle aiheutunutta henkilövahingon korvaamista. Eli näitä tietoja varten tarvittavat asiakirjat olisi säilytettävä niin kauan.
- Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolain vastaisen syrjinnän kanneajat: työhönottotilanteissa hyvitystä on vaadittava vuoden kuluessa siitä, kun syrjäytetty työnhakija on saanut tiedon valintapäätöksestä. On hyvä huomata, että työnhakijan henkilötietojen säilyttämisajat poikkeavat työntekijöiden henkilötietojen säilyttämisajoista.
- Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Jollei muualla laissa ole säädetty pitempää määräaikaa säilyttämiselle, tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Kun henkilötietoja ei enää tarvita tulisi ne poistaa. Yleisesti siis suosittelemme, että henkilöstöyritys asettaa määräajat henkilötietojen poistoa tai niiden säilyttämisen tarpeellisuuden määräaikaistarkastelua varten, ja näin samalla varmistaa, ettei henkilötietoja säilytetä pidempään kuin on tarpeen.
