Työnantajalla on lähtökohtaisesti oikeus päättää vuosiloman ajankohta.
Ennen loman ajankohdan määräämistä työnantajan on kuitenkin varattava työntekijälle tilaisuus esittää mielipiteensä loman ajankohdasta. Työnantajan on mahdollisuuksien mukaan otettava huomioon työntekijöiden esitykset ja noudatettava tasapuolisuutta lomien sijoittamisessa. Työntekijälle on ilmoitettava loman ajankohta viimeistään kuukautta ennen sen alkamista.
Vuokratyöntekijällä on samat oikeudet palkalliseen vuosilomaan kuin asiakasyrityksen omilla työntekijöillä. Varsinainen kesälomakausi ajoittuu 2. toukokuuta – 30. syyskuuta väliselle ajanjaksolle. Henkilöstöyrityksen vastuulla on varmistaa, että vuokratyöntekijä saa vuosilomansa tämän ajanjakson aikana.
Jos loman antaminen lomakaudella aiheuttaa olennaisia vaikeuksia työnantajan toiminnalle kausiluonteisessa työssä, kesäloma voidaan antaa lomakauden ulkopuolella saman kalenterivuoden aikana. Myös kausiluonteisessa työssä työntekijän lomatoiveet tulee pyrkiä ottamaan huomioon. Ensisijaisesti töiden jatkuminen tulisi turvata esimerkiksi porrastamalla lomia tai käyttämällä sijaistyöntekijöitä.
Työntekijöiden lomatoiveita ei aina voida toteuttaa sellaisenaan. Lomia suunniteltaessa on otettava huomioon muun muassa asiakasyrityksen omien työntekijöiden vuosilomat sekä yrityksen toiminta ja toimiala.
Yhteistyö asiakasyrityksen kanssa on suositeltavaa, jotta työntekijöiden tasapuolinen kohtelu lomasuunnittelussa toteutuu ja työt hoituvat myös lomakausien aikana suunnitellusti. Lisäksi työnantajan eli henkilöstöalan yrityksen on huolehdittava, että työntekijöille selvennetään työpaikalla eli asiakasyrityksessä noudatettavat yleiset periaatteet vuosiloman antamisesta.
Vaikka sopivan loma-ajankohdan löytäminen olisi vaikeaa, lomaa ei silti saa korvata rahalla. Lomapalkkaa ei myöskään saa maksaa lomakorvauksena jokaisen palkanmaksun yhteydessä, vaan maksamisessa tulee noudattaa lain ja sovellettavan työehtosopimusten määräyksiä. Vuosiloma on keskeinen osa työaikasuojelua, joten vuosilomalain säännöksiä on tärkeää noudattaa tarkasti.
Jos tämä tai jokin muu työlainsäädännön asia askarruttaa, Henkilöstöala HELAn jäsenneuvonta palvelee jäsenyrityksiä.