Työllisyysvalmennusten ja -koulutusten avulla pyritään työllistämään henkilöitä, joilla on haasteita muutoin työllistyä. On kaikkien etu, että työllisyysvalmennus ja -koulutuspalveluita tarjoavia yrityksiä on markkinoilla riittävästi ja että yritykset ovat kannattavia.
Henkilöstöala HELA* (ent. HPL) on koonnut tähän muistioon jäsenyrityksiltään saatuja työllisyysvalmennusten ja -koulutusten hankintoihin liittyviä kehittämisideoita. Toivomme julkisten hankintojen kilpailuttajien ottavan ideat huomioon hankintaprosesseja kehittäessään. Hankintojen kehittäminen on kaikkien etu, sillä tavoitteena on rakentaa terveet markkinat, jossa alan yritykset pystyvät tarjoamaan entistä kustannustehokkaampia ja laadultaan parempia palveluita, jotka puolestaan johtavat parempaan työllistymiseen. Hankintoja tulee kehittää tilaajien ja palveluntuottajien yhteistyönä.
Aikaa tarjouspyyntöihin ja markkinavuoropuheluun
Hankintalain mukaiseen kilpailuttamisprosessiin liittyvän markkinavuoropuhelun tarkoituksena on yhdessä potentiaalisten tarjoajien kanssa kehittää hanketta ja toteutusmuotoja sekä hankintamenettelyä. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on antaa tietoa ja kuulla kiinnostuneiden yritysten toiveita tarjouspyynnön sisällöstä, tehtäväalueista ja muista mahdollista asioista.
Jotta yhdessä kehittämiseen jäisi aikaa, tarjouskilpailutusprosessit voisivat olla vähän pidempiä. Näin markkinavuoropuhelulle jäisi enemmän aikaa. Varsinkin viime aikoina johtuen TE-palveluiden muutoksista on ollut tarjouskilpailuja, joissa aikaa on ollut liian vähän.
Markkinavuoropuheluun tulisi varata vähintään muutama kuukausi. Palveluntuottajat toivoisivat myös mahdollisuuksien mukaan tietoa tulevista kilpailutuksista, jotta niihin voisi varautua paremmin jo ennalta.
Työllisyyspalveluiden hankintojen markkinavuoropuheluissa tulisi korostua aito vuorovaikutus. Hyvä markkinavuoropuhelu ei ole vain tulevan hankinnan esittelyä, vaan prosessi, jossa aidosti pyydetään palveluntuottajien näkemyksiä tulevasta hankinnasta ja johon palveluntuottajat voivat mielipiteillään vaikuttaa. Onnistunut markkinavuoropuhelu voidaan toteuttaa hyvin monella eri tavalla, mutta ns. monikanavaisuus on todettu hyväksi. Kaikille avoimissa tilaisuuksissa tulevan hankinnan esittely ja siellä käydyt keskustelut toimivat hyvänä ”aivoriihenä”. Sen jälkeen olisi hyvä, että palveluntuottajat voisivat vielä kirjallisesti kertoa omia näkemyksiään ja kehitysideoitaan hankkijalle.
Jos erillistä markkinavuoropuhelutilaisuutta ei järjestetä esimerkiksi ajan puutteen vuoksi, voisi palveluntuottajien näkökulmia kysyä esim. parilla sähköisellä kyselykierroksella. Jos markkinavuoropuhelu toteutetaan vain sähköisesti, kyselyssä pitäisi olla myös avoimia kenttiä, joissa palveluntuottajat voisivat vapaasti kommentoida tulevaa kilpailutusta.
Tarjouspyynnöissä usein liian tiukkoja vaatimuksia siitä, miten palvelu pitäisi toteuttaa
Jotta epäselvyydet sopimuksen tulkinnassa minimoidaan, palveluntuottajat toivovat, että palvelukuvaus ja tarjouspyyntö otettaisiin sellaisenaan suoraan osaksi sopimusta.
Sopimuskriteereillä hankkija pyrkii varmistamaan palvelun laadun. Joskus kuitenkin sopimuskriteerit ovat palveluntuottajista liian rajoittavia esimerkiksi palveluun osallistuvan henkilöstön, valmennuksissa käytettävien tilojen tai palvelun tuottamisen osalta.
Henkilöstö
Palveluntuottajien kannalta esimerkiksi sellaiset ehdot, joissa jo tarjousvaiheessa pitää nimetä ne henkilöt, jotka osallistuvat ko. palvelun tuottamiseen, ovat hankalia. Henkilöstö voi vaihtua ja henkilöitä voi olla tarpeen sisäisesti siirtää eri palveluihin. Riittävää pitäisi olla se, että palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sillä on luvatut henkilöstöresurssit palveluksessaan.
Päänvaivaa aiheuttavat myös tarkat vaatimukset esimerkiksi palvelun tuottamiseen osallistuvan henkilöstön koulutustasosta tai kokemuksesta. On saatettu vaatia esimerkiksi jonkun tietyn alan korkeakoulututkintoa tai tasoa (ylempi tai alempi tutkinto) tai monen vuoden kokemusta. Palveluntuottajien näkökulmasta nämä ovat usein liian rajaavia ehtoja, ja hankkijan pitäisi luottaa palveluntuottajan ammattitaitoon valita palvelun tuottamiseen pätevä henkilöstö. Pitäisi olla riittävää, että palveluntuottaja sitoutuu esimerkiksi siihen, että tietyllä/tietyillä henkilöillä, jotka osallistuvat palvelun tuottamiseen, on soveltuva korkeakoulututkinto. On myös niin, että tietyn kokemuksen vaatiminen rajaa nuorten lahjakkaiden henkilöiden käytön palvelun ulkopuolelle. Olisi hyvä, jos hankinnoissa voisi esitellä esim. tiimin, joissa olisi sekä kokeneempia, että nuorempia työntekijöitä.
Palvelun sisällön määrittely tulosperusteisissa hankinnoissa
Tulosperusteisissa hankinnoissa palvelun sisältöä tai sitä, miten palvelu toteutetaan, ei tulisi määritellä liian tarkasti, vaan nämä asiat tulisi jättää palveluntuottajan harkintaan. Esimerkiksi hankkijan ei tulisi asettaa määrällisiä kriteerejä sille, miten palveluntuottajan tulisi kohdata asiakkaita ja kuinka monta kertaa. Hankkijan pitäisi ostaa tulosta eikä tapaamiskertoja.
Referenssit ja palautteet
Referenssivaatimukset tarjouspyynnöissä herättävät välillä ihmetystä tarkkuudellaan ja tiukkuudellaan. Välillä vaatimukset on laadittu epärealistisiksi ja tällöin ne todellisuudessa ohjaavat kilpailutusta.
Vaikka erilaisten referenssien ja asiakaspalautteiden kerääminen on toisaalta hyvä, ne saattavat olla ongelmallisia uusille palveluntuottajille, joille ei ole vielä kertynyt palautteita tai referenssejä. Olisi hyvä miettiä, voisiko referenssejä tai palautteita hyväksyä myös vähän laajemmin esim. eri toimialoilta.
Asiakaspalautteiden vertailukelpoisuus saattaa olla myös ongelmallista, sillä isojen ja pienempien palveluntuottajien asiakaspalautteiden määrät ovat hyvin eri luokkaa. On eri asia pisteytettävän palautekeskiarvon näkökulmasta, onko palveluntuottajalla esimerkiksi 50 OPAL-palautetta vai kolme palautetta.
Tilat
Joskus tiukoilla sopimuskriteereillä ohjataan hankintaa tarkoituksellisesti jollekin tietylle toimijalle ja se ei ole hyväksyttävää. On saatettu vaatia esimerkiksi sitä, että valmennusta annetaan rakennuksessa, joka on alkuperäisessä rakennusluvassa määritelty opetustilaksi tai on vaadittu, että valmennustiloissa järjestetään muutakin koulutusta.
Optiot
Palveluntuottajat kannustavat hyödyntämään tarjouspyynnöissä optiokausia ja optiokausien olemassaolo olisi hyvä huomioida myös tarjouspyynnön tekemisen hetkellä. Pidemmät sopimuskaudet mahdollistavat palvelun pitkäjänteisemmän kehittämisen.
Alihankkijoiden käyttö
Tarjouspyynnöissä on välillä tosi tarkkoja vaatimuksia mm. alihankkijoiden käytöstä. Usein tarjouspyyntöhetkellä ei ole vielä välttämättä kovin tarkkaa tietoa mahdollisista alihankkijoista. Tarjouksissa tulisi hyväksyä se tieto, mikä on olemassa tarjouksen jättämisen hetkellä, sillä tiedot alihankkijasta todennäköisesti tarkentuvat hankinnan varmistuessa. Jos tarjouspyyntöön on sen tekemisen hetkellä kirjattu esimerkiksi, ettei alihankkijoita käytetä toimeksiannon aikana, se sulkee alihankkijoiden käyttämisoikeuden pois myös optiokaudella, jolloin tilanne voi olla aivan toinen, kuin tarjouspyyntöä tehdessä.
Hilma ja lomakkeet
Hilmaa tulisi nykyaikaistaa ja kehittää samalla kun TE-palvelut siirtyvät kuntiin ja tarjousten jättäjien määrä tulee todennäköisesti kasvamaan.
Palveluntuottajat toivoisivat myös yhdenmukaisia lomakkeita, sillä tällä hetkellä ne vaihtelevat alueittain.
Maksu- ja peruutusehdot
Valmennusten ja koulutusten ryhmäkokojen osalta on ongelmallista, ettei ns. ”positiivisia poistumia” huomioida valmennuksen järjestämisessä eikä maksuissa. (Positiivisella poistumalla tarkoitetaan niitä, jotka ovat saaneet työ- tai opiskelupaikan tms. kesken valmennuksen.) On myös niin, että jos ryhmäkoko ei täyty, koko valmennus perutaan.
Valmennusten peruutusehdot ovat usein epäselviä tai niitä ei ole lainkaan. Joskus käy niin, että jos valmennus perutaan kovin myöhään, palveluntuottajalle saattaa jäädä tilavuokrat tai valmentajan palkkakulut maksettavakseen. Normaalin sopimuskäytännön mukaisesti sopimuksiin tulisi lisätä kohtuulliset ja reilut peruutusehdot. Niissä määriteltäisiin aika, jonka puitteissa koulutus tai valmennus olisi mahdollista perua ilman kustannuksia. Jos peruuttaminen tapahtuisi tuon ajan jälkeen, hankkija olisi velvollinen maksamaan osan palveluntuottajalle aiheutuneista kustannuksista (mm. tilavuokra, palkkakulut ym.).
Hinnoittelun tulisi olla kannattavaa
Hinnoittelun tulisi olla kaikille osapuolille kannattavaa. Osassa menneiden vuosien piloteissa näin ei ole aina ollut.
Tarjouspyynnössä voisi olla eriteltynä, mistä maksu suoritetaan. Esimerkiksi vaikeasti työllistettävien osalta hinnan määräytyminen voi olla haastavaa, jos kriteerinä on se, että valmennusta annetaan mahdollisimman vähän aikaa. Muunkinlaiset siirtymät, jotka vievät kohti parempaa tulosta tai suuntaa, pitäisi huomioida. Jos palvelu myydään liian halvalla, se voi johtaa siihen, että palveluntuottaja tekee tappiota tai se voi näkyä palvelun laadussa.
Ongelmana on joskus myös se, että tulosperusteisiin valmennuksiin ohjataan vääränlaisia asiakkaita. Jotta palvelua olisi mahdollista tuottaa sovitulla tavalla, asiakasohjaus tulisi kohdistua ennalta määriteltyihin asiakasryhmiin.
Palveluntuottajien kannalta maksamisen aikataulun takapainotteisuus koetaan joskus ongelmana. Tässä voisi hyödyntää kiinteän hinnan maksamista etukäteen, koska hankinnan alussa palveluntuottajalla on paljon kustannuksia. Laskutus voisi myös toimia jaksoittain, jotta menot saataisiin paremmin tasapainoon.
Realistinen palvelun aloittamisaikataulu
Joskus palvelun aloittamisaikataulu, varsinkin silloin, kun puhutaan viikoista eikä kuukausista, ei ole realistinen ottaen huomioon, mitä toimia palveluntuottajan pitää tehdä ennen palvelun aloittamista. Esimerkiksi digitaalisten järjestelmien käyttöönotto vie aikaa. Uusi palvelumalli on tiukentanut aikatauluja entisestään ja selittynee osin TE-palvelut uudistukseen liittyvistä kiireistä.
Lähtökohtaisesti porrastettu aikataulu toimii hyvin ja jos tietoa saisi jo ennakolta, palveluntuottajat voisivat valmistautua palvelun tuottamiseen paremmin.
Kilpailuttajan huolehdittava omalta osaltaan sopimuksen toteutumisesta
Tilaajan tehtävänä on varmistaa, että palveluntuottaja toimii sopimuksen mukaan viiveettä, jolloin sama oletus pitäisi päteä myös toisinpäin. Tilaajan on huolehdittava siitä, että sopimuksella sovittu asiakasohjaus toimii, vaikka nimetty vastuuhenkilö sattuisi sairastumaan tai kun tulee muita kiireitä (esim. lainsäädännöllisiä uudistuksia). Palveluntuottajat ovat kuitenkin varanneet sekä aika- että henkilöresursseja palvelun toteuttamiseen.
Lisätietoja:
Henkilöstöala HELA
Merru Tuliara
toimitusjohtaja
merru.tuliara@hpl.fi
040 562 6466
____________________________________________________________________________________
*Henkilöstöpalveluyritysten liitto HPL:n liittokokous päätti marraskuussa 2022 muuttaa HPL:n nimen Henkilöstöala HELAksi. Muutosta valmistellaan parhaillaan ja uusi nimi otetaan käyttöön alkuvuoden aikana. Mm. uudet sähköpostiosoitteet (etunimi.sukunimi@henkilostoala.fi) ja uudet nettisivut (www.henkilostoala.fi) ovat käytössä viimeistään maaliskuun alussa.
HELAn jäsenyritykset tarjoavat monipuolisia henkilöstöalan palveluita, kuten HR-, rekrytointi- (myös kv. rekry) ja henkilöstövuokrauspalveluita, työllisyys- ja muutosturvapalveluita, valmennus- ja koulutuspalveluita, ammatillisen kuntoutuksen palveluita ym.
