Muistio julkisten hankintojen kilpailuttajille: Työllisyysvalmennusten ja -koulutusten julkisten hankintojen kilpailutusprosesseja tulisi kehittää yhteistyössä palveluntuottajien kanssa

Työt ja tekijät eivät kohtaa tarpeeksi nopeasti. Työllisyysvalmennusten ja -koulutusten avulla pyritään työllistämään niitä, joilla on haasteita muutoin työllistyä. Tehokkaampi työllistäminen edellyttää räätälöidympää ja henkilökohtaisempaa palvelua sekä työnhakijoille että yrityksille. On löydettävä uusia vaikuttavia ratkaisuja, jotka samalla ovat kustannustehokkaita, sillä varat ovat niukkoja tulevilla työllisyysalueilla.

Jotta löydetään uusia tapoja tuottaa vaikuttavia palveluita, työllisyysvalmennuksia ja -koulutuksia tulisi järjestää monituottajamallilla. Yksityiset palveluntuottajat tarjoavat ketteriä työllisyyspalveluita ja ne kehittävät jatkuvasti uusia, innovatiivisia ja vaikuttavia tapoja auttaa työnhakijoita löytämään paikkansa työmarkkinoilla. Palveluntuottajilla on laaja-alaista asiantuntemusta eri alojen työntekijöiden työllistämisestä sekä jo valmiit kontaktit työpaikkoja tarjoaviin yrityksiin. Yksityiset työllisyyspalvelut ovat todistetusti laadukkaita, läpinäkyviä ja tuloksellisia. Niiden tuottamia palveluita ja palveluiden laatua ja vaikuttavuutta myös seurataan ja arvioidaan systemaattisesti.

Työllisyyspalveluiden markkinaehtoisuutta tulee kehittää. Lainsäädännöstä on karsittava määrätietoisesti markkinaehtoisen palvelun esteitä. Yhteistyötä hyödyntämällä työllisyysvalmennusten ja -koulutusten hankkijat/tilaajat säästäisivät sekä aikaa että rahaa. Palvelutuotannon reilua kilpailua on edistettävä myös hankintaosaamisen vahvistamisella.

TE-palvelut uudistuksessa huolehdittava työllisyyspalveluiden markkinoista

Työvoimapalveluiden kokonaisuudistuksessa työvoimapalveluiden järjestämisvastuu siirretään vuoden 2025 alusta kunnille. On kaikkien etu, että työllisyysvalmennus ja -koulutuspalveluita tarjoavia yrityksiä on markkinoilla riittävästi ja että yritykset ovat kannattavia. TE-palveluiden uudistamisen yhteydessä on huolehdittava siitä, että palveluhankinnat jatkuvat keskeytyksettä muutoksesta huolimatta vuoden 2024 ja 2025 taitteessa. On tärkeää hyödyntää olemassa olevien palveluhankintojen sopimuksia (esim. optiomahdollisuuksia), jos ne nähdään yhä tarpeellisiksi, minkä lisäksi kilpailuttaa uusia palveluita hyvissä ajoin vuoden 2024 aikana. Laadukkaiden ja kustannustehokkaiden palveluiden ja palvelumarkkinan uudelleenrakentaminen kestää kauan, jopa vuosia, jos alan yritykset ajetaan ahdinkoon.

Työllisyyspalveluiden riittävä rahoitus on myös turvattava. Lisäksi työllisyyspalveluiden sähköistä asiointia on kehitettävä. Sähköisellä asioinnilla voidaan osittain korvata kasvokkain tapahtuvaa asiointia sekä sujuvoittaa palvelua. Sähköiset työllisyyspalvelut on integroitava selkeämmin osaksi laajempaa kansalaisten sähköistä asiointia.

Henkilöstöala HELA on koonnut tähän muistioon ideoita, miten työllisyysvalmennuksiin ja – koulutuksiin liittyviä julkisia hankintoja voitaisiin kehittää. Hankintojen kehittäminen on kaikkien etu, sillä siten rakennetaan terveet markkinat, jossa alan yritykset pystyvät tarjoamaan entistä kustannustehokkaampia ja laadultaan parempia palveluita, jotka puolestaan johtavat parempaan työllistymiseen. Hankintoja tulee kehittää tilaajien ja palveluntuottajien yhteistyönä.

Riittävä aika tarjouspyyntöihin ja markkinavuoropuheluun

Hankintalain mukaiseen kilpailuttamisprosessiin liittyvän markkinavuoropuhelun tarkoituksena on yhdessä potentiaalisten tarjoajien kanssa kehittää hanketta ja toteutusmuotoja sekä hankintamenettelyä. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on antaa tietoa ja kuulla kiinnostuneiden yritysten toiveita tarjouspyynnön sisällöstä, tehtäväalueista ja muista mahdollista asioista.

Jotta yhdessä kehittäminen olisi mahdollista, kilpailutusprosessit tulisi aikatauluttaa siten, että markkinavuoropuhelulle jää riittävästi aikaa. Riippuen kilpailutuksen kohteesta, kohtuullinen aika on yleensä noin kolmesta neljään kuukautta. Tällöin aika voisi jakautua esimerkiksi niin, että markkinavuoropuheluun, tarjouspyynnön laatimiseen ja tarjouksen tekemiseen varattaisiin kaikkiin noin kuukausi aikaa.

Kilpailutuksissa on hyvä säilyttää kuitenkin ketteryys ja tilannekohtainen arviointi, sillä joskus yllättävät tilanteet ja suhdanteissa tapahtuvat nopeat muutokset voivat edellyttää, että hankinnat käynnistetään nopeasti. Tällöin ei ole aikaa edellä kuvatulle kilpailuttamisprosessille. Hyvänä esimerkkinä tästä olivat koronapandemian alkaessa nopeasti järjestetyt kilpailutukset, joilla palvelut saatiin käyntiin ripeästi.

Markkinavuoropuhelussa tärkeää on aito vuoropuhelu ja mahdollisuus vaikuttaa

Markkinavuoropuheluissa tulisi korostua aito vuorovaikutus. Hyvä markkinavuoropuhelu ei ole vain tulevan hankinnan esittelyä, vaan prosessi, jossa aidosti pyydetään palveluntuottajien näkemyksiä tulevasta hankinnasta ja johon palveluntuottajat voivat mielipiteillään vaikuttaa. Jos markkinavuoropuhelussa halutaan palveluntuottajien kannanottoja joihinkin yksittäisiin sopimusehtoihin, esimerkiksi laskutusperusteisiin, niistä olisi hyvä toimittaa tietoa jo ennen markkinavuoropuhelua, jotta niiden arviointi olisi helpompaa.

Monikanavaisuus on koettu hyväksi

Onnistunut markkinavuoropuhelu voidaan toteuttaa hyvin monella eri tavalla, mutta ns. monikanavaisuus on todettu hyväksi. Kaikille avoimissa tilaisuuksissa tulevan hankinnan esittely ja siellä käydyt keskustelut toimivat hyvänä ”aivoriihenä”. Sen jälkeen olisi hyvä, että palveluntuottajat voisivat vielä kirjallisesti kertoa omia näkemyksiään ja kehitysideoitaan tilaajalle.

Jos erillistä markkinavuoropuhelutilaisuutta ei järjestetä esimerkiksi ajan puutteen vuoksi, voisi palveluntuottajien näkökulmia kysyä esim. parilla sähköisellä kyselykierroksella. Jos markkinavuoropuhelu toteutetaan vain sähköisesti, kyselyssä pitäisi olla myös avoimia kenttiä, joissa palveluntuottajat voisivat vapaasti kommentoida tulevaa kilpailutusta.

Tieto tulevista hankinnoista olisi avuksi

Palveluntuottajat toivoisivat myös mahdollisuuksien mukaan tietoa tulevista kilpailutuksista, jotta niihin voisi varautua paremmin jo ennalta. Varsinkin silloin, kun edellytetään jonkinlaista auditointia, sertifikaattia, erityistä koulutusta tai tietyn tietojärjestelmän hallintaa, etukäteen saatavalla tiedolla olisi suuri merkitys laadukkaampien tarjousten tekemiselle. Hyvänä käytäntönä on pidetty mm. säännöllisin väliajoin pidettäviä alueellisia katsauksia tulevaisuuden visioihin ja hankintoihin. Tuleville työllisyysalueille voitaisiin myös perustaa palveluntuottajien yhteinen foorumi, joka jatkuvan vuoropuhelun hengessä kehittäisi alueen hankintoja yhdessä.

Tarjouspyynnöissä usein liian tiukkoja vaatimuksia palvelun toteuttamisesta

Palvelun tilaaja pyrkii tarjouskilpailun kautta varmistamaan palvelun edullisen hinnan ja hyvän laadun. Tarjouskilpailun perusteella valitaan palveluntuottaja, joka parhaiten täyttää vaaditut kriteerit.

Palvelun laatua pyritään joskus varmistamaan sillä, että sopimuksiin otetaan liian tarkkoja sopimuskriteereitä, jotka rajaavat palveluntuottajien vapautta ja ammattitaitoa toteuttaa laadukkaita palveluita. Tilaaja saattaa asettaa tarkkoja vaatimuksia esimerkiksi sille, miten palvelu toteutetaan, miten asiakkaita tavataan, minkälainen koulutus palveluun osallistuvalla henkilöstöllä on tai minkälaisissa tiloissa valmennuksia tehdään. Jos tarkoitus on ostaa palveluita, jotka ratkaisevat uudella tavalla työttömyyden ongelmia, palvelua ei kannata rajata liian tarkkaan eikä palvelua välttämättä kannata toteuttaa samalla tavalla kuin ennen.

Tilaajan tulisi luottaa palveluntuottajan ammattitaitoon tuottaa palvelu parhaaksi katsomallaan tavalla. Varsinkaan tulosperusteisissa hankinnoissa tilaajan liian tarkat ohjeet palvelun toteuttamisesta eivät anna palveluntuottajalle tilaa toteuttaa palvelua parhaalla mahdollisella tavalla, jolloin myös palvelun vaikuttavuus kärsii.

Palveluntuottajalla on asiantuntemusta valita oma henkilöstö

Palveluntuottajien kannalta esimerkiksi sellaiset ehdot, joissa jo tarjousvaiheessa pitää nimetä ne henkilöt, jotka osallistuvat kyseisen palvelun tuottamiseen, ovat hankalia. Henkilöstö voi vaihtua ja henkilöitä voi olla tarpeen sisäisesti siirtää eri palveluihin. Palveluntuottajan näkökulmasta pitäisi ennemminkin arvioida organisaation osaamista kuin yksittäisen henkilön osaamista ja kokemusta. Riittävää pitäisi olla se, että palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sillä palvelun aloittamisvaiheessa on luvatut henkilöstöresurssit palveluksessaan.

Tilaajan tulisi luottaa palveluntuottajan ammattitaitoon valita palvelun tuottamiseen pätevä henkilöstö. Päänvaivaa aiheuttavat tarkat vaatimukset palvelun tuottamiseen osallistuvan henkilöstön koulutustasosta tai kokemuksesta. On saatettu vaatia esimerkiksi jonkun tietyn alan korkeakoulututkintoa tai tasoa (ylempi tai alempi tutkinto) ja monen vuoden kokemusta. Palvelun tuottamisen näkökulmasta pitäisi olla riittävää, että palveluntuottaja sitoutuu esimerkiksi siihen, että tietyllä/tietyillä henkilöillä, jotka osallistuvat palvelun tuottamiseen, on soveltuva korkeakoulututkinto. On myös niin, että esimerkiksi tietyn kokemuksen vaatiminen rajaa helposti ulkopuolelle lahjakkaiden nuorten henkilöiden käyttämisen palvelussa. Hyvänä käytäntönä voisi olla esimerkiksi se, että palveluntuottaja voisi esitellä tiimin, joissa olisi sekä kokeneempia, että nuorempia työntekijöitä.

Palvelun toteuttaminen toteutetaan tarkoituksenmukaisissa tiloissa

On selvää, että palvelu pitää toteuttaa valmennuksen tai koulutuksen kannalta tarkoituksenmukaisissa tiloissa. Joskus on saatettu kuitenkin vaatia esimerkiksi sitä, että valmennusta annetaan rakennuksessa, joka on alkuperäisessä rakennusluvassa määritelty opetustilaksi tai on vaadittu, että valmennustiloissa järjestetään muutakin koulutusta. Tällaiset sopimuskriteerit eivät ole hyväksyttäviä ja niistä väistämättä tulee mieleen, että hankintaa ohjataan tarkoituksellisesti jollekin tietylle toimijalle.

Alihankkijoiden käytön pitäisi olla joustavampaa

Tarjouspyynnöissä on nähty myös tarkkoja vaatimuksia alihankkijoiden käytöstä. Tarjouspyyntöhetkellä ei useinkaan ole vielä kovin tarkkaa tietoa mahdollisista alihankkijoista. Tarjouksissa tulisi hyväksyä se tieto, mikä on olemassa tarjouksen jättämisen hetkellä, sillä tiedot alihankkijasta todennäköisesti tarkentuvat hankinnan varmistuessa.

Palvelun oltua käynnissä jo jonkin aikaa, olosuhteet ovat voineet muuttua siten, että palvelun tuottamisessa olisi järkevää käyttää alihankkijaa. Jos taas sopimukseen on kirjattu, ettei alihankkijoita käytetä sopimuskauden aikana, olisi hyvä, että optiokausia käytettäessä asiasta voisi sopia toisin.

Esimerkiksi tarjouspyynnössä voisi olla seuraavanlainen sanamuoto:

Palvelun tuottamisessa voi käyttää alihankintaa. Mikäli palvelun tuottamisessa käytetään alihankkijoita, liitetään tähän (tarjouspyyntöön) selvitys alihankintana tehtävästä työstä ja alihankkijoista. Jos alihankintaa päätetään käyttää myöhemmin hankinta- tai optiokaudella, toimitetaan vastaava selvitys tilaajalle ennen kuin alihankkijoiden käyttö aloitetaan.

Varsinaisesta alihankkijoiden käyttämisestä olisi myös hyvä erottaa ammatinharjoittajina toimivat valmentajat. Nykyisin on tavallista, että valmentajat toimivat ammatinharjoittajina ja laskuttavat tekemästään työstä. Jos myös tällaiset ammatinharjoittajina toimivat valmentajat lasketaan alihankinnan käytöksi, alihankinnan kieltävät sopimusehdot rajaavat palveluntuottajan mahdollisuuksia toteuttaa palvelua parhaiksi katsomillaan valmentajilla.

Palveluntuottajien asiantuntemuksen hyödyntäminen asiakkaiden tapaamisissa

Tilaajan ei tulisi asettaa määrällisiä vaatimuksia asiakkaiden tapaamisille, varsinkaan tulosperusteisissa hankinnoissa. Palveluntuottaja tapaa asiakkaita niin monta kertaa, kun se katsoo oman ammattitaitonsa ja asiantuntemuksensa perusteella olevan tarpeen. Työnhakija-asiakkaiden palvelun tarve on hyvin yksilöllistä ja muutenkin tilaajan pitäisi ostaa tulosta eikä tapaamiskertoja.

Referenssit, palautteet, suunnitelmat ja verkostot palvelun laadun takeena

Tilaaja pyrkii varmistamaan palvelun laatua esimerkiksi vaatimalla tiettyä palvelun tasoa aiemmin toteutetuista palveluista. Laatua voidaan arvioida esimerkiksi asiakaspalautteiden, referenssien tai palvelun vaikuttavuustietojen perusteella.

Palvelun suositteluun liittyvät NPS-luvut ovat hyviä mittareita, kunhan vastausprosentit ovat riittävän korkeita, jotta tulokset ovat luotettavia ja vertailukelpoisia. Käytettäessä asiakaspalautteita laadun arvioinnin perusteena niiden vertailukelpoisuus on tärkeää. Isompien ja pienempien palveluntuottajien asiakaspalautteiden määrät saattavat olla usein hyvin eri luokkaa. On eri asia pisteytettävän palautekeskiarvon näkökulmasta, onko palveluntuottajalla esimerkiksi 50 OPAL-palautetta vai kolme palautetta kyseisen kilpailutuksen kohteena olevasta palvelusta.

Erilaisten palautteiden lisäksi tilaaja voi pyrkiä varmistamaan palvelun laatua esimerkiksi pyytämällä palveluntuottajilta kuvausta palvelun toteuttamissuunnitelmasta sekä selvitystä omista työnantajayhteyksistään (työllistämisen verkostot).

Aiemman kokemuksen puute ei saisi olla markkinoille pääsyn este

Aiemmin saadun palautteen arvioiminen hankintaprosessissa voi olla ongelmallista silloin, kun palveluntuottajilla ei ole aiempaa kokemusta vastaavista hankinnoista.
Aiemman kokemuksen vahva painottaminen saattaa siten sulkea uusia, usein pienempiä toimijoita markkinoilta.

Tilaajalla tulisi olla jonkin verran harkintavaltaa arvioidessaan sellaisten palveluntuottajien onnistumisen mahdollisuuksia, joilla ei ole aiempaa kokemusta vastaavista hankinnoista. Tilaajan tulisi miettiä vaihtoehtoisia tapoja arvioida palveluntuottajia. Tällöin voisi ehkä hyödyntää markkinavuoropuhelun mahdollisuuksia tai palveluntuottajan kokemusta toisilta toimialoilta. Harkintavaltaa käytettäessä tilaajan on toki kyettävä perustelemaan ratkaisunsa. Se, että tarjouskilpailusta saatetaan, usein tahattomastikin, sulkea pois sellaiset uudet toimijat, joilla ei ole aiempaa kokemusta, ei ole pelkästään työllisyys- ja valmennuspalveluiden hankintojen ongelma, vaan sama ongelma on toki muillakin toimialoilla. Ehkä toisilta toimialoilta voisi löytyä esimerkkejä, miten ongelmaan on löydetty toimivia ratkaisuja.

Hinnoittelun tulisi olla kannattavaa molemmille osapuolille

Hinnoittelun tulisi olla kaikille osapuolille kannattavaa. Osassa menneiden vuosien kasvupalvelupilotteja näin ei aina ole ollut. Markkinavuoropuhelu tarjoaa hyvän foorumin pohtia yhdessä palveluntuottajien kanssa hankinnan kohtuullista maksusuunnitelmaa, johon molempien osapuolten on helppo sitoutua.

Hankinnan alussa palveluntuottajalla on yleensä paljon kustannuksia ja siksi kannattaisi miettiä, miten maksuja voitaisiin paremmin jaksottaa. Palveluntuottajien kannalta maksamisen aikataulun takapainotteisuus koetaan joskus ongelmana kassavirran näkökulmasta. Tämä voi olla varsinkin pienemmille palveluntuottajille taloudellisesti vaikeaa ja este kilpailuun osallistumiselle. Tietyn kiinteän hinnan maksaminen etukäteen tai kerran kuussa tapahtuva laskutus voisivat tasapainottaa yritysten rahavirtaa ja mahdollistaa kilpailutukseen osallistumisen useammalle.

Tarjouspyynnössä on hyvä olla tarkasti määritettynä, mistä maksu suoritetaan. Hankinnoissa tulisi myös ottaa tuloksena huomioon ns. ”positiiviset poistumat” eli ne asiakkaat, jotka ovat saaneet työ- tai opiskelupaikan tms. kesken valmennuksen. Kaikki sellaiset siirtymät, jotka vievät kohti parempaa tulosta tai suuntaa, pitäisi huomioida.

(Toim. 18.3.2024)
Joskus tilaajasta johtuen palveluntarve ei ole tasaista. Kilpailutettuun palveluun saatetaan lähettää aluksi vain hyvin vähän asiakkaita, mutta tilanne voi muuttua hyvin nopeasti ja asiakkaita voidaan yhtäkkiä lähettää enemmän kuin mitä palveluntarjoaja voisi siinä tilanteessa ottaa vastaan. Palveluntarjoajilla voi näissä tilanteissa olla vaikeuksia sopeuttaa oman henkilöstön määrää vastaamaan nopeasti muuttunutta tarvetta. Jos sopimuksessa on sovittu kateosto-oikeudesta tai sopimussakosta, se mahdollistaa sen, että palvelu voidaan tilata toiselta palveluntarjoajalta moninkertaiseen hintaan ja tämä sekä mahdollinen sopimussakko laskutetaan alkuperäiseltä palveluntarjoajalta. Tällaiset ehdot saattavat olla kohtuuttoman ankaria varsinkin pienemmille palveluntuottajille.

Sopimuksen ehdoilla on myös vaikutusta palvelun hintaan. Jos sopimuksiin halutaan hyvin tiukkoja vaatimuksia sopimuksen toteuttamisesta tai toimitusvarmuudesta kateosto-oikeuksineen tai sopimussakkoineen, palveluntuottajan on varauduttava näihin tilanteisiin erilaisin järjestelyin, jotka nostavat palvelun hintaa merkittävästi. (Loppu toim. 18.3.2024)

 

Palvelun aloittamisaikataulu realistiseksi

Joskus palvelun aloittamisaikataulu, varsinkin silloin, kun puhutaan viikoista eikä kuukausista, ei ole realistinen ottaen huomioon, mitä toimia palveluntuottajan pitää tehdä ennen palvelun aloittamista. Esimerkiksi digitaalisten järjestelmien käyttöönotto vie aikaa. Uusi palvelumalli on tiukentanut aikatauluja entisestään ja selittynee osin TE-palvelut uudistukseen liittyvistä kiireistä.

Lähtökohtaisesti porrastettu aikataulu toimii hyvin ja jos tietoa saisi jo ennakolta enemmän, palveluntuottajat voisivat valmistautua palvelun tuottamiseen paremmin. Palvelun aloittamiseen liittyy vahvasti palvelun asiakasohjaus. Siihen on tärkeä kiinnittää huomiota eli viranomaisorganisaatiossa on jaettava vastuu asiakasohjauksesta ja aikatauluttaa se selkeästi ennakoiden ja yhteisesti sopien palveluntuottajan kanssa.

Valmennusten toteuttamiseen sitoutuminen on reilua

Palveluntuottajat valmistautuvat tuleviin valmennuksiin ja koulutuksiin varaamalla sopivat tilat ja valmentajat. Näin ollen ne ovat sitoutuneet jo ennen valmennusta huomattaviin tila- ja palkkakustannuksiin. Joskus kuitenkin käy niin, ettei valmennuksiin saada tarpeeksi osallistujia ja ne on peruutettu viime hetkellä. Joissakin sopimuksissa on ehto, ettei kustannuksia korvata peruuntumistilanteissa ja tällöin kaikki valmennuksen kustannukset jäävät palveluntuottajan vahingoksi.

Sopimuksia tulisi kehittää niin, että tilaaja sitoutuisi toteuttamaan vahvistetun valmennuksen joka tapauksessa tietyllä minimimäärällä tai vaihtoehtoisesti ainakin maksamaan koulutuksesta minimiosallistujamäärän mukaan. Tämä olisi kohtuullista ja sillä sitoutettaisiin molemmat osapuolet sopimukseen. On varsin kustannustehotonta hankkia ja kilpailuttaa palveluita ja sitten peruuttaa palvelu sen vuoksi, ettei asiakasohjausta ole saatu toimimaan. Se, että palvelu toteutettaisiin joka tapauksessa minimimäärällä, vähentäisi turhia hankintoja ja niihin käytettyjä resursseja. Myös työnhakija-asiakkaat saisivat tarvitsemaansa palvelua, sillä palvelua tuskin olisi hankittu, ellei siihen olisi ollut tarvetta.

Palveluntuottajat kannustavat käyttämään sopimusten optiovuosia

Palveluntuottajat kannustavat ottamaan sopimuksiin optiokausia ja myös hyödyntämään niitä sopimuskauden lähestyessä loppuaan. Sopimuksessa olisi hyvä olla vähintään kaksi optiovuotta tai edes 1 +1. Pidemmät sopimuskaudet mahdollistavat palvelun pitkäjänteisemmän kehittämisen. Lisäksi käytettäessä pidempiä sopimuskausia palveluntuottajien on helpompi rekrytoida osaavaa henkilökuntaa ja ne voivat investoida enemmän palveluun ja sen kehittämiseen.

Tilaajan näkökulmasta pidemmät sopimuskaudet ja optioiden käyttäminen säästävät oman henkilökunnan resursseja ja hankintakustannuksia. Jos tilaaja on tyytyväinen tuotettuihin palveluihin, hankintaa kannattaa jatkaa. Tällöin ei mene resursseja uuteen hankintaan ja sen järjestelyihin ja jo käynnissä olevaa asiakashankintaa voidaan jatkaa.

Tilaajan huolehdittava omalta osaltaan sopimuksen toteutumisesta

Tilaajan tehtävänä on varmistaa, että palveluntuottaja toimii sopimuksen mukaan ja aloittaa palvelun tuottamisen ilman viiveitä. Tilaajan on myös itse toimittava siten, että palveluntuottajalla on tähän mahdollisuus. Palvelun aloittamisen osalta on olennaista, että työnhakijoiden asiakasohjaus palveluun saadaan käyntiin nopeasti. Tilaajan ja palveluntuottajan tulisikin laatia yhdessä suunnitelma asiakasohjauksesta ja molempien pitää sitoutua suunnitelmaan. Tilaajan on huolehdittava siitä, että sovittu asiakasohjaus toimii, vaikka nimetty vastuuhenkilö sattuisi sairastumaan tai kun tulee muita kiireitä (esim. lainsäädännöllisiä uudistuksia). Palveluntuottajat ovat kuitenkin varanneet sekä aika- että henkilöresursseja palvelun toteuttamiseen.

Palveluntuottajan kannalta on parempi, että palveluun ohjataan enemmän hakijoita, kuin että hakijoita on vähän ja että heitä karsitaan liikaa etukäteen. Aina esimerkiksi työttömyyden kesto ei välttämättä ole työllistymisen este eikä sen perusteella tule pelkästään tehdä harkintaa siitä, kuka voi osallistua palveluun.

Lomakkeiden yhdenmukaisuus säästäisi aikaa ja vaivaa

Tarjouspyynnöissä on usein käytössä erilaisia lomakkeita, joita palveluntuottajien pitää täyttää osallistuakseen kilpailutukseen. Lomakkeet ovat eri kilpailutuksissa erilaisia, vaikka niillä kerätään usein suunnilleen samaa tietoa. Palveluntuottajat toivoisivat valtakunnallisesti yhdenmukaisia lomakkeita, jotta eri tarjouskilpailuihin olisi vaivattomampaa osallistua ja virheitä tietojen syöttämisessä voitaisiin minimoida.

Jotta epäselvyydet sopimusten tulkinnassa minimoidaan, olisi hyvä, että palvelukuvaus ja tarjouspyyntö otettaisiin sellaisenaan suoraan osaksi sopimusta. Muutenkin tarjouspyynnöissä on hyvä todeta selvästi, mitkä asiakirjat tulevat sopimuksen liitteeksi ja mikä on niiden etusija-/tulkintajärjestys.

Lisätietoja:

Merru Tuliara
toimitusjohtaja, Henkilöstöala HELA
merru.tuliara@hpl.fi
040 562 6466

Henkilöstöala HELAn jäsenyritykset tarjoavat monipuolisia henkilöstöalan palveluita, kuten HR-, rekrytointi- (myös kv. rekry) ja henkilöstövuokrauspalveluita, työllisyys- ja muutosturvapalveluita, valmennus- ja koulutuspalveluita sekä ammatillisen kuntoutuksen palveluita.