Laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta velvoittaa vuokratyönantajaa tekemään viipymättä ilmoituksen vakavasta tai kuolemaan johtaneesta, vuokratyöntekijälle sattuneesta työtapaturmasta, poliisille ja aluehallintoviraston työsuojelun vastuualueelle sekä vakuutusyhtiölle.
Ensimmäisenä kannattaa ottaa yhteyttä poliisiin koska poliisin on viipymättä suoritettava tapahtumapaikalla poliisitutkinta. Tutkintaan kutsutaan myös työnantaja tai hänen edustajansa.
Työsuojelun vastuualueelle ilmoituksen voi tehdä puhelimitse tai sähköpostilla. Ilmoituksessa tulee kertoa tapaturman sattumispaikka, vahingoittunut henkilö, työnantaja sekä lyhyt kuvaus tapahtumista. Tapaturman sattumispaikan yhteydessä kannattaa kertoa, että kysymyksessä on vuokratyösuhde ja tapaturma on sattunut käyttäjäyrityksen tiloissa. Lisäksi kannattaa ilmoituksessa kertoa, jos poliisi tai joku muu viranomainen on jo tietoinen tapaturmasta. Ilmoitukseen tulee liittää tietojen antajan yhteystiedot mahdollisten lisätietojen kysymistä varten.
Myös vakuutuslaitokselle ilmoitus on tehtävä viipymättä kuitenkin viimeistään kymmenen arkipäivän kuluessa siitä lukien, kun työnantaja sai tiedon vahinkotapahtumasta.
Ilmoituksen tekemiseen velvoittava vamma on sellainen, joka suurella todennäköisyydellä jää pysyväksi ja vaikeuttaa loukkaantuneen normaaleja toimintoja. Tällaisiksi vaikealaatuisiksi vammoiksi katsotaan muun muassa:
- pitkien luiden murtumat tai murtumat, jotka voivat vaatia leikkaushoitoa, vaikeahko selkärangan murtuma, kasvoluiden murtumat, kylkiluiden monimurtumat ja veririnta, vaikeahko pääkallon avomurtuma, vaikea kaula-, rinta- tai lannerangan murtuma
- vaikea sijoiltaanmeno, josta jää pysyvää haittaa
- ruumiinjäsenen, esimerkiksi sormen tai sen osan menetys, raajan lyhentymä
- leikkaushoitoa vaativa vatsaontelon elinten vamma
- aivovamma, josta jää lievääkin haittaa
- puheen, näön tai kuulon kadottaminen tai pysyvä heikentyminen, silmän menetys
- ihonsiirtoja vaativat palo- tms. ihovauriot, laaja palovamma tai paleltuma
- vakava kosmeettinen haitta, kuten korvalehtien menetys tai nenän tai sen osan menetys sekä muu vaikea ruumiinvirhe
- pysyväinen vaikea terveydenhaitta tai hengenvaarallinen tauti tai vioittuma.
Jos vammojen lopullinen vaikeusaste on tällöin vielä epäselvä, tulee ilmoitus kuitenkin tehdä, sillä vammojen laatu saattaa selvitä vasta myöhemmissä tutkimuksissa.
Vakavasta tapaturmasta aluehallintovirastolle ja poliisille ilmoittamatta jättäminen on rangaistava teko samoin kuin kaikista tapaturmista ilmoittamatta jättäminen vakuutusyhtiölle.
Viranomaisohjeen mukaan työpaikan alueen ulkopuolella, esim. yleisellä tiealueella sattuneesta työmatkatapaturmasta ei tarvitse ilmoittaa aluehallintoviraston työsuojelun vastuualueelle koska työsuojeluviranomainen ei pääsääntöisesti tutki tapaturmia, jotka tapahtuvat kodin ja työpaikan välisellä matkalla sellaisilla alueilla ja tilanteissa, joissa työnantajan vastuu turvallisuudesta on vähäinen tai olematon.